Das Jahr ist noch relativ frisch und ist die Power noch groß, liegen gebliebenes aufzuarbeiten. Es ist an der Zeit, dass der Aktenschrank aufgeräumt wird. Die Unterlagen sollten dabei allerdings nicht unüberlegt vernichtet werden und manche Belege sollten besser für eine gewisse Zeit archiviert werden. Unterlagen können beispielsweise sehr wichtig für die Rentenversicherung sein, womit später Zeiten nachgewiesen werden können, die für die Rente zu einem späteren Zeitpunkt zählen. Bei dem Versicherungsverlauf werden gespeicherte rentenrechtliche Zeiten gesehen und geprüft. Falls dort Lücken bestehen, so können diese durch die Vorlage gewisser Unterlagen oft gefüllt werden. Studienzeiten, Ausbildungszeiten und Arbeitszeiten sind für die Rentenversicherung sehr wichtig. Exmatrikulations- oder Einschreibebescheinigungen sollten deshalb besser nicht entsorgt werden. Der Arbeitgeber meldet Arbeitsentgelte in der Regel automatisch von seinen Angestellten und diese speichert die Rentenversicherung. Die Arbeitsämter und Krankenkassen melden wiederum Zeiten der Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit. Diese Belege sollten zur Sicherheit allerdings auch aufbewahrt und geprüft werden, dass bei der Rentenversicherung auch alle Daten vorliegen.
Die Belege für das Finanzamt
Jahr für Jahr können viele der aufbewahrten Geschäftsunterlagen vernichtet werden. Einige Belege sollten allerdings für das Finanzamt aufbewahrt werden. Der Bund der Steuerzahler gibt an, dass Unternehmen Bilanzen, Inventare, Geschäftsbücher und andere zu führende Bücher sogar über einen Zeitraum von zehn Jahren aufheben müssen. Das gleiche gilt auch für die digitalen Aufzeichnungen. Abgesendete oder empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe sollten grundsätzlich für einen Zeitraum von 6 Jahren aufgehoben werden. Sonstige Belege und Rechnungen müssen von Privatpersonen meist nicht archiviert werden. Ist ein Steuerbescheid nach Vorlage beim Finanzamt in Ordnung, dann müssen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Wurde die Steuererklärung online durchgeführt, dann sollten die Belege so lange aufbewahrt werden, bist der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Dies ist bei dem Ablauf der Einspruchsfrist der Fall. Hat eine Privatperson über 500.000 Euro als Gewinn, dann sollten die Nachweise über die Einkünfte sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Auch wenn Menschen geringere Einkünfte haben, dann sollten Kontoauszüge nicht zu schnell weggeworfen werden. Hiermit können schließlich Zahlungen nachgewiesen werden. Die Kontoauszüge sind bei den Banken zwar gespeichert, doch die Nachforderung kann zusätzliche Kosten verursachen.
Das Umsatzsteuerrecht, Sach- und Lebensversicherungen
In dem Umsatzsteuerrecht gibt es besondere Regeln und so sollten Hausbesitzer und Mieter Rechnungen von Dienstleistern und Handwerkern zwei Jahre lang aufbewahren. Im Streitfall können damit Gewährleistungsrechte oder Verjährungsfristen besser nachgewiesen werden. Drei Jahre beträgt die Verjährungsfrist in der Regel und sie startet bei dem Kalenderjahr, wo die Zahlung erfolgte. Unterlagen für Sach- und Lebensversicherungen sollten grundsätzlich für die Vertragsdauer aufbewahrt werden. Dies ist somit der Zeitraum wo der Versicherungsschutz besteht. Antrag und Versicherungsschein sind hier am wichtigsten. Für die Hausratsversicherung müssen im Zweifel Gegenstände nachgewiesen werden, die beispielsweise bei einem Brand zerstört oder aber gestohlen wurden. Die wichtigsten persönlichen Papiere sollten kopiert werden und Quittungen und Kaufbelege sollten besser ausgehoben werden. Man kann diese Unterlagen auch einscannen und aber darauf achten, dass eine Datensicherung vorgenommen wird. Die Datensicherung sollte auch außerhalb der eigenen Wohnräume aufbewahrt werden. Fotos oder Videos von der Wohnungseinrichtung können sehr hilfreich sein und bei einem Schaden können diese dem Versicherer einfach vorgelegt werden. Es ist zu empfehlen ca. alle zwei Jahre die Daten zu aktualisieren.